Van feedback naar feedforward
Feedback is een van de meest lastigste onderdelen van communiceren met collega’s en teamgenoten. Als je op een verkeerde manier feedback geeft, kun je anderen makkelijk kwetsen. Kritiek vermindert het zelfvertrouwen en verleidt ons tot loze daden. Geen feedback geven is echter ook geen optie, want door het wel te doen help je een collega zichzelf te corrigeren en te groeien in zijn ontwikkeling.
Het heeft naar mijn mening ook te maken met Mindset en verander daarom feedback in feedforward. Feedback kijkt terug en feedforward kijkt naar de toekomst EN helpt je dus verder (forward).
Het doel van feedforward geven is de ander bewust te maken van het effect van zijn gedrag op jou. Je wilt de ander niet veranderen en dat kan ook niet. Iemand kan alleen veranderen als hij dat zelf wil. Je kunt hem echter wel bewust maken van het effect dat zijn gedrag heeft op jou. Het is aan die ander om zich af te vragen of hij dat effect wil bereiken. Zo niet, dan kan hij besluiten zich anders te gaan gedragen. De deur naar verandering gaat alleen aan de binnenkant open.
Om de kans op confrontaties zo klein mogelijk te maken, geef je feedforward in 5 stappen:
1. Waarneming
Beschrijf met het GEDRAG dat jij hebt waargenomen: “Ik zag dat jij vandaag om 09.45 uur binnen kwam”. Geef aan wat je hebt waargenomen en niet wat je denkt of hoe jij het gedrag interpreteert. Doe dit zo snel mogelijk nadat jij het gedrag hebt waargenomen. Breng je feedforward specifiek, to-the-point en vermijd om te veralgemeniseren (“jij komt altijd te laat”)
2. Reactie vragen
Check ‘herken je dat?’. Hierdoor wordt of blijft de communicatie tweerichtingsverkeer. Dit bevordert het onderlinge contact.
3. Interpretatie
Beschrijf in de IK-vorm het effect van dat gedrag op jou (of de groep). Richt je daarbij op gedachten, gevoelens en gedrag zoals jij dat ervaart. Je kunt jouw beleving naast die van anderen zetten.
Wel: Mijn beeld… , Mijn ervaring…, Ik merk…..
Niet: Het is…, Je bent… Men vindt ….
4. Reactie vragen
Check ‘kun je je dat voorstellen?’. Ga na of de ontvanger je heeft begrepen. Weet je het niet zeker, vraag dat dan expliciet. Hiermee bevorder je het onderlinge begrip.
5. Voorstel tot verbetering
Doe een voorstel tot verbetering door te beschrijven welk gedrag jij prettiger zou vinden. Doe dit in de vragende vorm en toon respect voor elkaar. Je laat zo zien dat de ander zelf een keuze en de regie heeft.
Positieve insteek
Een positieve insteek maakt doorgaans het verschil! Als iemand weet dat zijn gedrag door jou als plezierig wordt ervaren, dan zal hij dat vaker gaan vertonen. En daarmee creëer je een win-win-situatie. Natuurlijk is het ook gewoon leuk om het eens te hebben over de dingen die goed gaan!
Daarnaast zorgt positieve feedforward ook voor een vertrouwensbasis met de ander. Als de ander gewend is om met jou te praten over zijn functioneren, zal hij meer openstaan om voor je commentaar en verbetervoorstellen. Bovendien zal een open sfeer de ander ook uitnodigen om je aan te spreken op jouw gedrag.
Bij het geven van positieve feedforward is een zorgvuldige formulering belangrijk. Ook hier moet de ander precies begrijpen welk gedrag je bedoelt en wat het effect op jou precies was. Alleen dan kan hij het gedrag de volgende keer goed inzetten. Goed doordachte feedforward werkt veel effectiever dan een terloops complimentje.
Gouden regels voor het geven van feedforward
- Geef altijd een IK-boodschap.
- Weet de ander wat van hem wordt verwacht?
- Beoordeel het gedrag en niet de persoon!
- Baseer je op gedrag dat je waarneemt en niet op aannames.
- Geef alleen feedforward als je tijd hebt en níet als je gehaast bent.
- Overweeg het nut van feedforward. Leg de focus op dingen waaraan men iets kan veranderen.
- Geef feedforward zo snel mogelijk nadat je het gedrag hebt gezien of de prestatie is geleverd.
- Zorg dat de feedforward waardevolle informatie bevat voor de ander en niet alleen jou oplucht.
- Start met belangrijke punten en niet met pietluttige details.
- Sta open voor de gevoelens van de ander en luister actief naar commentaar en ideeën. Onderbreek de ander niet voortdurend als hij iets probeert uit te leggen.
- Wees duidelijk: geef specifieke voorbeelden en vermijd algemene uitspraken.
- Als de ander toch in de verdediging schiet, agressief wordt of zich bedreigd voelt, probeer dan eerst de oorzaak hiervan te ontdekken en te bespreken. Komt het door iets dat jij hebt gezegd of gedaan?
Ontvangen
Veel mensen hebben moeite met het ontvangen van feedback. Dit komt omdat zij het gevoel krijgen te moeten veranderen. Ze voelen zich aangevallen en schieten daardoor snel in de verdediging.
Feedforward ontvangen vraagt om een open houding. Luister er goed naar. Vraag eventueel door als je niet helemaal goed begrijpt wat de ander bedoelt. Bedank de ander voor de moeite die hij neemt om jou te helpen verder te groeien. Wat je met de feedforward doet is helemaal aan jou. Tip: Zie het als GRATIS advies of als een cadeau om uit te mogen pakken
Meer weten?
Neem contact op met theChampionCoach
